Sistem Kearsipan Pada Dinas Peternakan Provinsi Jawa Tengah (204)

BAB I 
PENDAHULUAN 
A.  LATAR BELAKANG

Di  era  sekarang  ini  kearsipan  sangatlah  penting.  Sejalan  dengan adanya kemajuan  ilmu  pengetahuan  dan  teknologi  didukung  pula  dengan adanya  kemajuan  di bidang  informasi.  Maka  semakin  banyak  dokumen- dokumen, berkasataupun arsip-arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Dalam hal ini arsip merupakan pusat informasi. Oleh  karena  itu  lembaga  baik  pemerintah  maupun  swasta masing-masing memiliki  cara  atau  aturan  dalammenata  arsip,  baik  surat  masuk  maupun keluar  yang  disusun  sedemikian  rupa  dan  digolong-golongkan  menjadi beberapa  kelompok.  Proses  pengurusan  atau  penggolongan  surat  masuk maupun keluar hingga penyusutan dan pemusnahannya lebih dikenal dengan kearsipan. Kearsipan ini sangatlahpotensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam  menunjang  kelancaran  kegiatan  administrasi  sehari-hari  disegala bidang kegiatan.
Arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi.Untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur.Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang metodenya  dapat  membantu  pimpinan  baik  lembaga pemerintah  maupun swasta  guna  kelancaran  dalam  pelaksanaan  kegiatan  ataupun  tugas yang berkaitan  dengan   kedinasan.   Karena   pada   dasarnya   arsip   merupakan kumpulan   warkat  yang  disimpan  secara  sistematis  karena  mempunyai kegunaan agar setiap kali dperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. (The Liang Gie, 1990: 12)

Dalam  menjalankan  tugas,  seorang  pimpinan  memerlukan  arsip sebagai penunjang kelancaran tugas pokokterutama didalampengelolaan surat, harus dapat dilaksanakan dengan tertib dan terkendali. Karenaarsip adalah merupakanbahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan- keputusan yang harus diambil oleh pemimpin. (Sularso Mulyono,dkk, 1985 :30). Begitu juga Dinas Peternakan merupakan salahsatu unit organisasi yang juga melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap  saat  memerlukan  informasi  baik  dalam  surat  atau  dokumen  yang dibuat  maupun diterima.  Informasi  tersebut  merupakan  salah  satu  bahan dalam rangka  pengambilan     keputusan.   Untuk     memperlancar    dalam pengambilan  keputusan,   maka  suatu  surat atau  dokumen  diatur,  ditata disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem.
Sistem  adalah   serangkaian   dari   prosedur-prosedur   yang   saling berkaitan dengan tujuanuntuk melakukan suatu fungsi.Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu sedemikian rupa sehinggasetiap kertas (surat) bila diperlukan dapat ditemukan kembali denganmudah dan cepat. Selain itu kearsipan adalah tata cara pengurusanpenyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yaitu berlaku dengan mengingat3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali suatu arsip. (Sularso Mulyono, dkk. 1985 : 3)
Dengan demikian     sistem     kearsipan     adalah    sistem     penerbitan (Ordenan, arranging)  dan  penguraian  (beschrijven,  deskription)  daripada bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi. (Prajudi Atmosudirjo. 1990:3).
Adapun yang menjadi alasanpenulis mengambil juduldalam tugas akhir ini adalah pada kenyataannya bidang kearsipan pada Dinas Peternakan Provinsi  Jawa  Tengah  belum  mendapat  perhatian  dari  pegawai  yang menangani  kearsipan  karena  mengingat jumlah  pegawai  kearsipan  yang sedikit dan karena banyaknya pekerjaan sehinggapekerjaan yang dilakukan hanya sebatas kerja sambilanserta dalam penyimpanan  arsip masih kurang teratur jika dilihat dalam penataannya masih kurang tertib. Oleh karena  itu dibutuhkan suatu sistem kearsipan yang baik.
Mengingat pentingnya suatu kearsipan yang diterapkan oleh suatu instansi   baik  pemerintah  maupun  swasta.  Maka  penulis  tertarik  untuk mengambil judulTugas Akhir tentang  : SISTEM KEARSIPANPADA DINAS PETERNAKAN PROVINSI  JAWA TENGAH .
 Untuk mendapatkan file lengkap dalam bentuk MS-Word, (bukan pdf) silahkan klik Cara Mendapatkan File atau klik disini

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s